О документах по личному составу
Документы по личному составу отражают трудовые отношения работника с работодателем, поэтому отводится важное значение их сохранности и принимаются они на хранение в архивы в целях социальной и правовой защиты граждан.
Рассматривая документы по личному составу как комплекс определенных видов документов, традиционно архивисты включали в этот комплекс четыре самые востребованные категории документов: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, ведомости по начислению заработной платы.
Документы по личному составу используются, прежде всего, для подтверждения трудового стажа и заработной платы работников, что особенно актуально для трудоспособных в настоящее время граждан, не достигших пенсионного возраста.
Во второй половине XX века сохранение этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций брало на себя вышестоящее ведомство. Широко была распространена практика создания объединенных городских, областных архивов кадровых документов по отраслям деятельности (работников транспорта, торговли и др.). Однако, на рубеже 80-90-х годов ХХ в. стало ясно, что в условиях крупномасштабных социально-экономических преобразований обеспечение сохранности документов по личному составу оказывается под угрозой, участились случаи гибели документов. Потребовались изменения в законодательстве в области архивного дела.
На протяжении 1943-2019 годов происходило изменение сроков хранения отдельных видов документов, указанных в перечнях типовых документов.
Сроки хранения документов по личному составу были установлены перечнями типовых документов, соответствовавшими времени образования документов. До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, личные карточки) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. срок их хранения соответствовал "75 лет - Возраст ЭПК". С середины 90-х гг. по 2002 год срок хранения установлен "75 лет ЭПК". В 2017 году в закон об архивном деле №125-ФЗ внес изменения Федеральный закон от 18.06.2017 № 127 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и с 2003 г. законченные делопроизводством дела после 01.01.2003 подлежат хранению 50 лет.
В соответствии с законодательством во всех организациях в той или иной форме должен быть сформирован архив. Документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное важное значение для Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат на тех или иных условиях планомерной передаче на государственное хранение в систему государственных и муниципальных архивов.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. А также обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.
Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий в себя: подшивку (переплет) дел; нумерацию листов дела; составление заверительной надписи; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.
Правовой основой работы с документами по личному составу являются: Гражданский кодекс Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и аналогичные перечни за предыдущие годы (1943, 1957, 1967, 1989, 2000, 2010 гг.), а также другие нормативные и методические документы по архивному делу.
К документам по личному составу определенных хронологических периодов времени следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости (отражение переломных, судьбоносных, чрезвычайных периодов развития России и ее конкретных регионов).
К таким периодам могут быть отнесены:
а) 1917 - 1945 гг.
б) 1990 - 1994 гг.
в) отдельные хронологические периоды времени для конкретных территорий.
Документы по личному составу указанных периодов времени раскрывают не только трудовую деятельность, но и жизнь граждан России.
В последние годы руководители организаций стали обращаться в архив с просьбой принять на хранение документы по личному составу. Но принять документы в архив не так просто. Передача документов архиву осуществляется в соответствии с законодательством.
Уничтожение документов по личному составу, до истечения срока хранения запрещается.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов, а при изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с органами исполнительной власти в области архивного дела.
При полной ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Из-за слабой материально-технической базы архива возможность обеспечить сохранность документов по личному составу невелика. Но, тем не менее архивы, по-прежнему принимают большие объемы документов.
Первое упоминание о районном архиве было отражено в приказе исполкома Тернейского районного Совета депутатов трудящихся от 15 февраля 1939 года № 11 "О назначении на должность заведующего районным архивом".
С 1947 года по октябрь 1955 года районный архив находился в ведомстве Тернейского районного отдела внутренних дел МВД РСФСР. На основании постановления Совета Министров РСФСР от октября 1955 года №1171 районный архив перешёл в подчинение исполкому Тернейского районного Совета депутатов трудящихся.
На хранении в муниципальном архиве Тернейского муниципального района имеется 115 фондов и поступило на хранение 5603 единиц хранения по личному составу.
За последние 10 лет на хранение были переданы дела по личному составу следующих учреждений, предприятий: Муниципальное учреждение «Центральная аптека № 43» п.Терней, Малое предприятие «Тернейское», Муниципальное учреждение «Культурный центр «Ярославна» п.Пластун, Общество с ограниченной ответственностью «Восток» п.Пластун, Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 4 с.Максимовка», Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» п.Терней, Общество с ограниченной ответственностью «Кема», Муниципальное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Тернейском муниципальном районе», Светлинский рыбкооп, Амгинский рыбкооп, ликвидированные городские и сельские поселения Тернейского муниципального района. Полную информацию о фондах архива можно получить на сайте администрации Тернейского муниципального округа на странице архивного отдела.
Востребованность некоторых документов изменилась. Например, с документами, фиксировавшими трудовую деятельность граждан во вредных условиях. Действующий льготный порядок начисления пенсий обусловил обращения к этим документам, которые ранее на хранение в архив не поступали. Поэтому сегодня мы берем на хранение уже не 4 вида документов, а гораздо больше. Это письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору, табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда, штатные расписания, карты технологических процессов и другие.
Начиная с середины 50-х гг. прошлого века, когда в стране началось массовое назначение государственных пенсий, содержащаяся в документах по личному составу информация позволила производить самую массовую архивную продукцию – справки, необходимые для расчета пенсий. Каждодневное использование документов по личному составу в архивах определяет социальную значимость работы архивистов и формирует потребность общества в архивах.
Главной социальной функцией архива остается обеспечение социальных прав граждан. Соответственно, не утратит остроту проблема обеспечения сохранности документов по личному составу.
К сожалению, многие организации, учреждения халатно относятся к документам по личному составу и уничтожают их без оформления акта на уничтожение и не согласовав с архивом. Это негативно сказывается на гражданах, которые направляют в архив запросы о подтверждение стажа, заработка и т.п., а архив вынужден им отказать, так как документы на хранение не поступали.
Муниципальный архив администрации Тернейского муниципального округа